Все об архивных стеллажах

Для хранения архивной документации подходят только определенные стеллажи – с достаточной грузоподъемностью, с перфорацией, чтобы к бумагам беспрепятственно попадал воздух, правильной конфигурации. Разбираемся, какие виды полок и шкафов лучше подойдут для того, чтобы хранить в них важные документы, списанные в архив.

Стеллажами называют специальные приспособления, предназначением которых является хранение. Они отлично упорядочивают пространство и, разумеется, выпускаются в самых различных видах и конфигурациях.

Их предназначение – хранение документации как текущей, так и архивной. Архивные стеллажные конструкции могут использоваться не только для этого, но и для размещения и хранения любых других подходящих по размеру и типу вещей, будь то материалы или оборудование.

Каждый стеллаж представляет собой конструкцию, которая собирается и настраивается с помощью соединений болтами. Для создания каждой стойки на стеллажной конструкции используется высокопрочная сталь, благодаря чему они и прочные, и долговечные. Те модели, которые являются сборно-разборными, легко регулировать (к примеру, убавить или прибавить высоту полок), к ним можно быстро добавить секции, полки, боковые стенки и также быстро убрать каждый из перечисленных элементов.

Стеллажи для архивов производятся в соответствии с ГОСТом Р 56356-2015. В нем содержатся все требования, которые предъявляются к этим изделиям (при условии, что они изготовлены из металла). Производство стеллажных конструкций (в том числе архивных) сейчас очень большое, ведь сложного оборудования для этого не требуется, особенно, если заниматься сборно-разборными конструкциями. Но где бы и кем бы ни велось изготовление таких изделий, конечный результат должен полностью соответствовать требованиям ГОСТа.

Деревянные шкафы для хранения архивной документации также производятся и довольно востребованы у потребителей, однако следует помнить, что в таких шкафах могут храниться архивы тех организаций, которые не подпадают под обязательные требования к оборудованию архивов. Законодательно установлено, что архивная документация должна храниться в металлических стеллажах, шкафах и сейфах, и это требование является одним из обязательных к исполнению.

Основным критерием для классификации стеллажей является возможность их перемещения. В зависимости от этого критерия выделяют две большие группы – стационарные и передвижные (мобильные) изделия. У обеих есть свои достоинства и недостатки.

Начнем со стационарных. Как правило, они обладают довольно малым весом, их не составляет сложности собрать даже человеку, не имеющему большого опыта в сборке мебели. Также легко их демонтировать. Как правило, такие изделия стоят сравнительно недорого, при этом отлично подходят для того, чтобы размещать и хранить в них офисную или архивную документацию. Но есть и неудобство – стационарный стеллаж, единожды собранный, без демонтажа может быть установлен только на одной позиции.

Передвижные же шкафы можно легко перемещать по поверхности пола в любую точку помещения. Благодаря их мобильности можно найти нужный документ без длительных поисков, просто получив доступ к требуемой секции. Однако для того чтобы мобильные стеллажи действительно легко передвигались по поверхности пола, нужны прочные рельсы, т. е. дополнительное оборудование. Кроме того, на сами стеллажи также требуется установить специализированные механизмы, которые будут помогать движению. Также на такие изделия можно установить боковые стенки и замочные устройства. Тогда архивные документы будут сохранны, а их безопасность – обеспечена.

В соответствии со способом крепления элементов стеллажные конструкции подразделяются на сборные и сварные. Сборные модели выигрывают у стационарных по таким показателям, как удобная транспортировка, возможность быстрого монтажа и демонтажа. Кроме того, у таких моделей привлекательный и современный внешний вид, очень часто они снабжены колесиками и поэтому мобильны, могут быть передвинуты на нужное место.

Ранее считалось, что сварные стеллажи обладают большей устойчивостью, что сборно-разборные конструкции уступают им по этому параметру. Однако современные крепления и материалы позволяют создавать разборные модели, которые обладают даже большей надежностью и устойчивостью, из-за этого сварные конструкции перестали пользоваться спросом, а многие производители отказались от их выпуска.

Усиленный стеллаж может выдерживать нагрузку до 900 кг на одну из секций, то есть если в нем 4-5 полок, то полка выдержит до 200 кг. Полки можно регулировать с шагом 25 мм. Как и типовой, усиленный стеллаж может быть дополнительно оборудован полками, стенками, замочным оборудованием.

Угловая стеллажная конструкция позволяет как можно более рационально воспользоваться площадями офисов и архивов, тем более что зачастую под архив выделяется самое маленькое помещение в организации. Угловой стеллаж может разместиться там, где прямому попросту не найдется достаточного количества квадратных сантиметров. Используя углы, можно поставить в каждый по стеллажу и тем самым разместить большее количество документов, чем если бы они хранились в одном, но прямом.

Стеллажи для архива являются самыми компактными. Ими оборудуют архивы, офисы, библиотеки, книгохранилища, склады и т. п. На них удобно размещать печатную продукцию, в основном форматов А5 (блокноты и книги) и А4 (типовой альбомный лист, такой размер подходит для хранения папок, бумаг).

У стандартного архивного стеллажа размеры такие – высота 1500-2500 мм, длина полки – 700-1500 мм, ширина полки – 300-800 мм. То есть стандартной будет и конструкция с размерами 2000х1000х500 мм, и 2200х1000х400, 2000х1000х400, и 2000х1000х300, и 2500х700х500. Если же говорить, скажем, о размере 600х400х2000 мм (на 4 полки), он рассчитан на хранение неформатных по высоте документов.

Специалисты отмечают, что сборка многосекционных архивных стеллажей целесообразна, если соединяются полные секции. Тогда нагрузочные характеристики не снижаются, кроме того, каждую секцию можно поставить отдельно. Но можно сократить количество стоек, если собирается многосекционный стеллаж. Тогда можно слегка сэкономить на закупке стеллажного оборудования. Допускается чередовать полные секции (т. е. те, у которых имеется все четыре стойки) с дополнительными (у которых стоек две). Также возможно установить секцию вообще без стоек между секциями с четырьмя стойками.

Если собирается двухсекционная линия, для нее достаточно 6 стоек вместо 8, если бы соединялись отдельные секции. Если собирается трехсекционная линия, достаточно 8 стоек вместо 12.

У односекционного металлического архивного полочного стеллажа высотой 2000-2500 мм грузоподъемность примерно 700 кг. У многосекционного – меньше, только 550 кг. Нагрузку на полки нужно распределять строго равномерно, на односекционном верхняя полка выдержит максимум 60 кг, на многосекционном – 30 кг.

Какие стеллажи будут установлены в архиве – каждая организация решает самостоятельно. Выбор зависит не от одного параметра. Поскольку законодательством установлены требования не только к стеллажам, но и к помещению архива, оно должно быть изолированным. Поэтому каждая организация, в которой имеется некоторое количество архивной документации (и которая не сдает ее в централизованный архив), сталкивается с необходимостью организации помещения, в котором она будет храниться.

Выбор стеллажных конструкций зависит от некоторых параметров.

• Площадь помещения и высота потолков в нем. Если и то и другое невелико, то, возможно, есть смысл использовать угловые конструкции, чтобы как можно более эффективно и рационально занимать площадь. В длинном узком помещении можно разместить стеллажи по периметру вдоль стен, в широком – расставить их в несколько рядов.
• Сборно-разборные конструкции предпочтительнее там, где, к примеру, дверные проемы не позволяют пронести и поставить сварную модель.
• Размеры полок в стеллаже и высота зависят от количества документации, которую требуется разместить, ее формата – А4, А3, А2 и т. д.

Что же касается назначения, то современные архивные стеллажи вполне универсальны и могут использоваться и как архивно-складские, и даже как складские. Все зависит от того, что будет размещаться на полках. Стеллаж может быть и на 4 полки, и на 6 полок, и на 7 или 8 – разной высоты и ширины. Интересно, что для большинства сборно-разборных конструкций для того, чтобы установить дополнительную полку или боковую стенку, не потребуется полностью демонтировать изделие и собирать его заново. Именно поэтому разборные стеллажи столь популярны, их можно использовать везде – и в магазинах, и в офисах, и на складах, и в библиотеках. Срок службы таких стеллажей довольно длительный, ведь архивные стеллажи изготавливают из металла, чаще всего – из нержавеющей стали.

К архиву как помещению законодательством предъявляется большое количество требований. Один архив должен быть четко изолирован от другого, быть огнестойким, иметь вентиляционные, отопительные или климатические системы, чтобы воздух циркулировал по помещению 2-3 раза в течение часа, и многое другое. Документы должны храниться в соответствии с правилами хранения, температурно-влажностным режимом, санитарно-гигиеническим режимом, режимом охраны и т. д.

Располагаться шкафы должны тоже в определенном порядке. Если стеллажные конструкции стационарные или раздвижные, то они должны стоять под углом 90 градусов к стене с окном. Если в архиве окна отсутствуют, то тогда расстановка происходит так, как требуют особенности помещения и оборудования в нем. Стеллажи не должны быть установлены непосредственно у наружных стен здания или у приборов отопления.

Стеллажи в архивном помещении должны располагаться на расстоянии 1200 мм друг от друга. Ширина прохода между рядами стеллажных конструкций должна составлять 750 мм. Такое же расстояние должно быть между наружной стеной и стеллажом, расположенным параллельно ей. Что касается расстояния между наружной стенкой и стеллажной конструкцией с торцевой части, оно должно составлять 450 мм. Нижняя полка стеллажа должна находиться над полом на расстоянии не меньше чем 150 мм. Установка архивной металлической мебели, оборудованной выдвижными секциями, ящиками или дверками происходит с учетом того, материалы какого типа и размера будут в них храниться.